A comunicação sempre será uma ferramenta importante nas nossas vidas tanto pessoal quanto profissional. Saber passar as informações de forma coesa e clara para os ouvintes é conseguir transmitir o que realmente deseja. Uma comunicação mal dirigida pode trazer inúmeras interpretações podendo gerar várias atitudes e resultando em falhas.
Você já deve ter vivenciado isso no sua dia-a-dia, quando precisou de mais informações sobre algo e teve que ir em busca através de e-mails, telefones, para entender sobre um determinado assunto. Porém, ás vezes essas informações que conseguiu obter, deixou você mais confuso e com mais dúvidas ainda. Isso tudo pode ter acontecido por uma falha na comunicação.
Dentro do ambiente de trabalho, também acontece isso. Há muitas falhas de comunicação e esse pode ser o grande problema de muitos projetos internos. O que deveria ser uma tarefa fácil de uma simples troca de informações pode ser mais complicado do que se imagina. Passar informações que vai adiante de maneira intacta, chegando ao destino sem vírgulas é realmente difícil. Quem nunca brincou de telefone sem fio quando criança??. Era muito difícil a frase terminar como começou, não é mesmo?. Por isso, é muito importante utilizar ferramentas que podem auxiliar nesse momento de se comunicar.
O famoso Briefing, que é essa comunicação de passagem de informação de uma pessoa para outra, ou seja, um conjunto de informações, uma coleta de dados para o desenvolvimento de um determinado trabalho, é muito utilizado dentro das empresas, pois esse é uma base para a elaboração de um projeto. Através do Briefing, a informação ganha força e é transformada em trabalhos bem elaborados e coesos. Dentro das empresas, se o Briefing é bom toda a comunicação é ótima, pois um está ligado no outro. Claro que, cada um tem sua maneira de elaborar os briefings de acordo com as necessidades, mas aqui vai algumas dicas de como melhorar essa comunicação utilizando ferramentas da qualidade como caminho para construir um bom briefing.
A metodologia 5W2H é uma ferramenta de gestão da qualidade que tem como objetivo facilitar na elaboração do desenvolvimento de um projeto. Através dela podemos ter uma visão de todas as questões que são importantes para qualquer projeto em desenvolvimento. Isso inclui na comunicação também, fazer um planejamento do que se quer passar vai minimizar erros e retrabalhos. Facilitando essa troca de informações que é tão importante dentro das empresas.
O 5W2H são questões básicas da língua inglesa que significa: 5W: São 05 questões que referem-se ao What (o quê), When (Quando), Where (onde) e Why (por quê). Já o 2H são para How (como) e How Much (quanto custa). Essas questões são importantes para a elaboração de um projeto, onde vai passar por uma visão geral de tudo que é necessário e as necessidades para o desenvolvimento do trabalho.
Dentro do Briefing, essas questões poderão ser utilizadas da seguinte forma:
- WHAT - O que será feito? (etapas);
- WHY - Por que será feito? (Justificativa)
- WHERE - Onde será feito? (local)
- WHEN - Quando será feito? (tempo)
- WHO - Para/Por quem será feito? (responsabilidade)
- HOW - Como será feito? (método)
- HOW MUCH - Quanto custará fazer? (custo)
Conseguindo responder essas questões, você vai estar no caminho certo para um bom briefing. Essa ferramenta busca facilitar na hora de passar as informações deixando mais claro e objetivo o que se quer alcançar. Mas tenha em mente, que apenas isso, não é suficiente, é preciso alinhar tudo com as estrategias da organização, analisando os impactos e possíveis soluções para que o trabalho não seja perdido.
Sabendo elaborar seu briefing, mostrando claramente o objetivo que quer passar, vai impactar na comunicação interna da organização, fazendo com que as informações sejam passadas de forma mais clara e com detalhes para melhores entendimentos. Assim, a chance de ser realizados retrabalhos e possíveis erros será minima.
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